製造業での取説（製品マニュアル）は社内作成？外注化？ メリットとデメリット比較
はじめに
取扱説明書の作成方法には、「社内作成（内製）」と制作会社に代行費用を支払って業務委託する「外注化」の2つの選択肢があります。特に製造業の取説（製品マニュアル）は、製品の安全な使用方法をユーザーに伝える重要なコミュニケーションツールであり、曖昧な内容や誤解を招く表現は、クレームや製品トラブルを起こす可能性があります。一方、正確でわかりやすい説明書は、顧客満足度を向上させるだけでなく、ユーザーからの問い合わせやクレーム対応の工数削減にもつながります。
この記事では、製造業における取説の社内作成および外注化の比較を行い、取説の作成方法の検討材料となるメリットとデメリットをご紹介します。
取扱説明書の役割と効果
取扱説明書の役割
- 製品の正しい使い方の周知
- ユーザーが製品の機能や使用方法を正確に理解できるようサポートします。
- 安全性の確保
- 注意事項や警告を整理して、明記することで、事故やトラブルのリスクを軽減します。
- ブランドイメージの向上
- 見やすく、わかりやすい説明書は、製品の信頼性を高め、顧客の満足度を向上させます。
質の高い説明書の効果
- 問い合わせやクレームが減少し、対応工数が削減
- 定義や使用条件が正確かどうか
- 顧客満足度やリピート率が向上
- 国際市場での競争力向上（多言語対応が必要な場合）
社内作成 or 外注化：メリットとデメリットの比較
1. 社内作成
社内のチームで取扱説明書を作成する方法です。
メリット
- コスト削減：外注費用が不要
- 高い製品理解度：自社製品のため製品調査の時間が削減できる
- 自社基準の反映：社内規定・安全基準の即時対応が可能
- 柔軟な修正対応：製品の改良に合わせて、迅速な修正・改訂対応が可能
デメリット
- ユーザー目線の欠如：デザインスキルが不足している場合、ユーザーにとって読みづらい取説になる
- 時間的な負担：作成に時間がかかり、社員が本来の業務に専念できない
- 多言語対応の難しさ：グローバル市場に対応するための各国の翻訳スキルが必要
2. 外注化
専門業者に取扱説明書の作成を依頼する方法です。
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メリット
- プロフェッショナルな品質：デザインや構成が洗練され、見やすくわかりやすい説明書が期待できる
- 多言語対応が可能：翻訳やローカライズを含めたサービスの提供が受けられる
- 客観的な視点：ユーザー目線に立った内容を構築できる
デメリット
- コストが発生：取扱説明書の規模や仕様に応じて費用も増加
- 情報共有の負担：制作会社へ製品情報を正確に伝えるための準備が必要
ケース別：取扱説明書作成方法の選び方
社内作成が向いているケース
- 製品がシンプルで、説明書のボリュームが少ない場合
- 社内に文書作成やデザインスキルを持つ社員がいる場合
- 更新頻度が多く、小規模な仕様変更が頻繁に発生する場合
外注化が向いているケース
- 社内リソースが不足している場合。完成までの期間を短縮したい場合
- 技術者目線による専門的になりがちな内容を、ユーザー目線で作成しなおしたい場合
- 見やすさやデザイン性を重視する場合（図解やイラストの活用）
- 多言語対応や国際市場への展開が必要な場合
スポットで外注するケース
コストと品質のバランスを考慮して、文章原稿は社内で作成し、図版とレイアウト、デザインを外注化するパターンもあります。
外注化を成功させるためのポイント
取扱説明書の外注化を検討する際、以下のポイントを押さえることで、期待以上の成果を得られます。
1. 窓口になる担当者を決める
製品に精通した担当者をアサインしましょう。制作会社からの質問や受入れチェックなどの対応が必要となります。
2. 目的とターゲットを明確にする
説明書が誰に向けたもので、どのような情報を伝えるべきかを定義します。
3. 納期の設定
製品の出荷時期に合わせて、取扱説明書の完成時期を決定します。期間が短いほど、制作期間だけではなくチェック期間も短くなるため、余裕のある納期設定をおすすめします。
4. 制作会社の選定を慎重に行う
業界経験や実績などを確認し、ニーズに合う制作会社を見つけてください。
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5. 製品情報の提供準備
製品の特性を正確に伝えるため、事前に製品に関連する情報を準備しましょう。
製品の仕様書/使用シナリオ/注意事項/操作説明やメンテナンス方法の資料/交換部品リスト/トラブル対応方法/顧客問合せの内容/イラスト作成用の3DCADデータなど
6. 納品形式を考慮する
PDFやWeb形式など、ユーザーがアクセスしやすい形での納品形式を依頼しましょう。
7. 継続的な更新を視野に入れる
製品改良や新機能追加など、自社での細かな更新が必要な場合は、更新可能なデータは提供されるか確認しましょう。
まとめ
製造業での取扱説明書は、製品と顧客をつなぐ重要なツールです。シンプルな内容であれば社内作成が適している場合もありますが、内容が複雑で多言語対応やデザイン性が求められる場合には外注化が有効です。
質の高い説明書の導入は、ブランド価値向上に直結し、顧客の満足度による製品への信頼を獲得します。自社製品に最適な方法を選び、ユーザーにとってわかりやすく魅力的な取扱説明書を提供しましょう。
外注化をご検討の方は、創業以来、製造業を主体にマニュアル制作を行っている弊社までご相談ください。
