製造業のマニュアル作成に必須！用語集の作り方は4ステップ【無料テンプレートあり】
目次
はじめに
製造業での用語集の作り方について詳しく知りたい方へ。本記事では、用語集の重要性や効率的な作成方法について解説します。特に、取扱説明書や作業手順書などのマニュアルの品質を向上させたい方に役立つ情報を提供しています。
さらに、ダウンロード可能なテンプレートもご用意しました。
用語集を作成するメリット
「用語集を作る必要があるのか？」という疑問を抱く方もいるかもしれません。しかし、用語集には以下のような重要なメリットがあります。
- 用語の統一
- 用語のバラツキを防ぎ、文書の品質を保ちます。用語に一貫性があると製品マニュアルの信頼性が向上します。
- 業務効率の向上
- 一度用語を整理しておけば、新規マニュアル作成や改訂作業がスムーズになります。特にマニュアルの翻訳業務では、用語集が標準化された指標となるため重宝します。他にも、新入社員や新配属者が業務で初めて耳にする専門用語や略語があった場合にも、用語集があればすぐに意味を調べて業務に取り組むことができます。
- 誤解の防止
- 用語の不統一は、ユーザーの誤解や誤使用を招きやすくなります。適切な表記を用語集で明確にすることで、ユーザーの誤解から発生する問題を未然に防ぎます。
用語集を4つのステップで作成
用語集を効率よく作成するための手順を、以下の4つのステップに分けて解説します。
Step1：必要な項目を決定する
用語集に含める情報を明確にすることが最初のステップです。具体的には、以下の項目を検討しましょう。
- 用語
- 記載対象となる用語を抽出します。 例： 部品名、機能名、選択や実行などの操作手順に関連する動詞など。定義や使用条件の説明
- 定義や使用条件の説明
- 用語の意味、類似語の使用条件を明確にします。 例：「調整」と「調節」の使い分け使用禁止語
- 使用禁止語
- 用語の混同を防ぐため、似た意味の用語や使ってはいけない表現（NGワード）をリストアップします。 例：用語「取り付け」、NGワード「装着、設置、付ける」用語の使用例を提示
- 用語の使用例を提示
- 具体的な使用例を提示すると、より分かりやすい用語集になります。
Step2：フォーマットを作成する
必要な項目をもとに、ExcelやGoogleスプレッドシートなどでフォーマットを作成します。
以下はフォーマットの一例です。
ポイント
- 色分けで重要情報を強調
- 重要度や掲載頻度に応じて色分けすると見やすくなります。
- フォーマットをチーム内で共有
- 複数人での作業を効率化します。共有化する場合はGoogleスプレッドシートの活用が便利です。
- 更新日の記載
- 情報の鮮度が把握できるよう、用語をリストに登録/更新した日付を記載します。
Step3：用語を登録する
効率的に作業を進めるため、作成したフォーマットに以下の基準で用語を登録しましょう。
- 1. 優先順位をつける
- ・頻繁に使用される用語（例：製品の部品名）
・意味が曖昧で誤解を招きやすい用語（例：「修理」と「整備」） - 2. カテゴリーに分ける
- ・製品部品名、機能名、操作手順などに分類して管理します
- 3. 段階的に登録する
- ・用語集作成のためにまとまった時間が取れない場合は、優先度の高い主要な用語から登録を始め、段階的に拡充する方法が効率的です。
Step4：チームで確認・修正する
作成した用語集をチーム全体で確認し、フィードバックをもとに修正します。
- 1. 関係者へ共有
- 編集者や翻訳者、技術担当者など、業務に関連するメンバー全員に用語集を共有します。
- 2. レビュー会議の開催
- より正確な用語集を作成するため、必要に応じて会議を開催し、複数の意見を集めて修正が必要な箇所がないか確認します。特に以下のポイントをチェック。
- 用語の統一性
- 定義や使用条件が正確かどうか
- 誤解を招く可能性のある曖昧な表現がないか
- 使用禁止語は妥当性があるか
- 3. フィードバックを反映
- 指摘された内容をもとに、誤りや不備、表記揺れを修正します。
- 4. バージョン管理の徹底
- 用語集の変更履歴を記録し、最新版を全員が共有できる環境を整えます。
用語集のメンテナンス
用語集は一度作成しただけでは十分ではありません。古い情報が混在すると、使い勝手が悪くなり、誰からも利用されなくなる恐れがあります。定期的にメンテナンスを行い、最新の情報を反映させることが最重要です。
新しい用語の追加新製品や新機能がリリースされた際は、速やかに用語集に反映しましょう。定期的な見直し半年や1年ごとなど、定期的に内容を確認する担当者を決め、不足している用語や古い情報を更新します。
無料テンプレートを活用しよう
用語集作成の効率をさらにアップするために、無料のExcelテンプレートをご用意しました。項目を入力するだけで簡単に用語集が完成します。
まとめ
用語集は、品質の高い製品マニュアルやドキュメントを作成するうえで欠かせないツールです。適切な作成・運用方法を実践することで、業務の効率化や製品価値の向上に大きく寄与します。ぜひ本記事を参考に、効果的な用語集を作成してみてください！ もし製造業での用語集作成にお困りの場合は、弊社のサポートを検討してみてください。創業以来、製造業向けの取扱説明書や作業手順書、動画マニュアルを一貫してサポートしております。
