3話 | 【無料診断あり】製造業向け！取扱説明書の作成や改善に役立つ、押さえたい５つの重要ポイント

取扱説明書の基本構成

必要な項目の明確化

取扱説明書には、安全注意事項、製品の概要、設置方法、配線・配管方法、操作手順、保守点検手法、トラブルシューティングなど、基本的な項目を網羅することが必要です。これらの項目は、製品の特性や使用状況に応じて柔軟に設定することが重要です。

レイアウトとデザインを工夫

視覚的に分かりやすいレイアウトとデザインは、取扱説明書の使いやすさが大幅に向上します。掲載する用語の整理を行った上で、見出しや箇条書きの入れ替えを検討します。図解を効果的に活用するには、写真やイラストを適時に取り入れ、ユーザーが迷わずに必要な情報を見つけられるよう工夫しましょう。

ユーザーに配慮した文章作成

説明書は、ユーザーが理解できるように書くことが大切です。専門用語を多用せず、平易な言葉でわかりやすく説明することが求められます。また、ひとつの文章でひとつの情報を記載する「一文一義」を心がけて、冗長な文章とならないよう気を付けましょう。

作業現場でのトラブルを解消

トラブルシューティングの充実

ユーザーが最も取扱説明書を求める状況は「どのようにすればいいのか分からなくなったとき」です。ユーザーが問題を迅速に解決できるよう、具体的な注意点を明示しましょう。頻繁に尋ねられる質問が事前に分かっている場合は、「質問と回答」がセットになっているFAQの活用も検討しましょう。

ユーザーからのフィードバックで改訂

ユーザーからの実際のフィードバックを収集し、取扱説明書の改善に活かすことも重要です。これにより、より実践的で役立つ内容にブラッシュアップした改訂を目指します。

事故を未然に防ぐための注意喚起

事故を防ぐための注意事項や警告文を明確に記載し、視覚的にもアイコンやマーカーで目立つように配置しましょう。安全性向上の効果に直結するため、特に重要な要素です。

製造現場に特化した取扱説明書の必要性

現場の安全性向上に向けた工夫

安全性の確保は、製造現場において最優先事項です。取扱説明書には、固有リスクのみならず、残留リスクに関する注意事項と対処方法を必ず記載しましょう。

作業効率を上げるためのガイドライン

作業者の迷いを減らして全体の作業効率の向上を目指し、作業手順はやるべきことが正確に伝わる簡潔な文章で書きます。作業場所や内容をイラストで図示することで、さらにやるべき作業が分かりやすくなります。

企業の品質向上への寄与

質の高い取扱説明書は、企業全体の品質管理にも寄与します。クレームやトラブル対応を未然に防ぐことは、社内の工数を減少させるだけでなく、製品の信頼性を向上させ、製品ブランドの価値向上につながります。

リリース後の改訂

取扱説明書の内容は、製品のアップデートや法令改正に応じて定期的に見直す必要があります。リリース後も適切な改訂を続けて、常に最新情報を提供できる状態を維持しましょう。

国際規格への準拠

ISOなどの国際規格の理解

国際規格であるISO(国際標準化機構)規格に準拠した取扱説明書は、グローバル市場での信頼性を高めます。これにより、海外への事業展開時にも円滑な導入が進みます。

規格に基づいた説明書作成のポイント

海外市場での展開を考える場合、多言語対応が求められます。正確な翻訳と現地の文化に配慮した丁寧な表現が、取扱説明書の品質と信頼をさらに高めます。

翻訳と多言語対応の必要性

質の高い取扱説明書は、企業全体の品質管理にも寄与します。クレームやトラブル対応を未然に防ぐことは、社内の工数を減少させるだけでなく、製品の信頼性を向上させ、製品ブランドの価値向上につながります。