マニュアル作成を効率化する、製造業での解決事例とおすすめの方法は？
目次
はじめに：製造業の現場が抱える「マニュアル作成の時間不足」という課題
製造業では、新製品の立ち上げや工程変更のたびに、取扱説明書や作業手順書といったマニュアルの作成が常に求められます。
しかし現場では、
「設計や開発業務が忙しく、マニュアル作成に時間が取れない」
「担当者によってマニュアルの品質にばらつきがある」
「納期が迫ると“とりあえず形だけ”の文書になってしまう」
といった声が多く、マニュアルの作成が現場の大きな負担となっています。これは本来、設計や改善業務に充てるべき時間を圧迫する要因となります。
本コラムでは、製造業に特化してマニュアル制作に携わった会社の視点から、設計・技術部門など「時間がないが品質は落とせない」現場に向けて、解決事例や段階的手法を交えながら、「忙しくても始められる！高品質なマニュアルを効率的に作成できるおすすめの方法」をご紹介します。
なぜマニュアルの作成が後回しになるのか？
製造業の現場でマニュアル作成が後回しになる理由は以下のとおりです。
- 本業だけでも時間が足りていない
製造業の技術担当者や管理者には、設計・生産管理・品質改善などの業務を兼任している場合が多く、それらの業務を優先することにより、マニュアルの作成作業自体を先送りにしてしまう。
- 文章作成の専門スキルが不足
技術的な内容をわかりやすく伝える「テクニカル・ライティング」は専門性が高く、兼務で修得するには担当者の負担が大きい。
- 文書構成やフォーマットの標準化が不十分
各部門で書き方がバラバラで、統一されたテンプレートがない。
- 写真・図解・CADデータを整理する手間
製品説明に使う画像素材の整理や加工に時間が取られる。
- レビューや改訂作業が属人化している
チェック体制や履歴管理が曖昧で、マニュアルの品質や更新性が低下している。
結果として、マニュアル作成は「誰かの空き時間でやる仕事」となり、仕上がりの品質が常に安定せず、更新も滞りがちになります。
解決事例：マニュアルの作成負担を解消した効率化のケース
事例1：装置メーカー
- 課題：新製品のマニュアル納品が常に遅延
- 対策：外部専門会社に依頼し、主要製品ごとにテンプレートを共通化
- 効果：修正時間が大幅に削減。納期遅延ゼロが実現
事例2：自動車部品メーカー
- 課題：作業手順書がExcelで属人化し、更新漏れが多発
- 対策：標準フォーマットを整備し、改訂履歴を共有
- 効果：年間で工数削減の社内目標を達成。教育効率も大幅に向上
事例3：電機メーカー
- 課題：海外支社ごとに異なるマニュアルが存在し、翻訳・整合に時間がかかる
- 対策：マスターマニュアルを外部委託し、翻訳・デザインをワンストップで発注
- 効果：多言語版の統一化によって、整合作業が不要になった
事例4：精密機器メーカー
- 課題：複雑な構造の製品のマニュアル作成に毎回1か月以上かかる
- 対策：外部に構成・写真撮影・図解編集を委託
- 効果：初稿の提出スピードと精度が向上し、社内では技術監修に集中することができ、マニュアル作成の社内工数が減少
事例5：化学プラント関連
- 課題：安全手順書が紙ベースで更新と管理が煩雑
- 対策：マニュアル電子化＋外部編集支援で体系化
- 効果：改訂漏れ防止、安全監査対応の工数が減少
事例6：産業機械メーカー
- 課題：営業がマニュアルを兼務して作成しており、専門性に欠けていた
- 対策：制作会社がユーザー目線で再編集
- 効果：顧客アンケートでの「わかりやすさ」が大幅改善。恒常的だった顧客からの問合せが急激に減り、営業時間が増えたことで訪問件数が増加。営業の活動効率の向上が売上アップに直結
時間がなくても高品質なマニュアルを効率的に作るおすすめの方法
短納期でも高品質なマニュアルを作るためには、「標準化 × 自動化 × 分業化」が鍵となります。属人依存の作成体制を見直し、ツールや外部リソースを組み合わせることで、効率的に高品質なマニュアル作成を目指しましょう。中でもおすすめの方法を以下にご紹介します。
おすすめの方法1 ：テンプレートとスタイルガイドを整備する
まず取り組むべきは、マニュアルの「フォーマットと構成の共通化」です。章立て、見出し構造、警告・注意文の書き方、図版の配置ルールなどを明文化し、テンプレート化することで、誰が作っても一定品質のドキュメントになります。
おすすめの方法2 ：AI・自動レイアウトツールの活用
たとえば、AIを活用して「既存マニュアル＋仕様書」を元に原稿を自動で生成したり、WordからInDesignへの自動整形ツールを活用したりすることで、初稿作成までのリードタイムが短縮できます。
おすすめの方法3 ：社内外のハイブリッド制作体制を構築
設計や工程情報は社内で準備し、プロのテクニカル・ライティングによる原稿作成と編集、レイアウトを外部委託。社内では技術的内容の確認に専念できます。この方法は「時間を使わずに品質を上げる」、もっとも現実的で最適な手法になります。
おすすめの方法4 ：写真・図解の制作を外注化
文章作成スキルを持った人材が自社にいれば「文章は社内、図やレイアウトは外注」という分業も有効です。外注する範囲を明確に分ければ、コストの抑制にもつながります。
専門会社が提供するテクニカル・ライティングのスキルと視覚的品質の向上により、顧客や現場でのマニュアルの理解度も一層深まります。
まとめ
マニュアル作成の「時間がない」という課題は、裏を返せば「標準化と分業の余地が大きい」ということになります。外注化をうまく活用することで、以下の改善が期待できます。
- 作業効率の向上
- 品質の均一化
- 属人化の解消
- 教育・引継ぎのスムーズ化による時間短縮
- 翻訳・多言語対応のワンストップ化
慢性的に人手不足の製造業現場にこそ、高品質なマニュアルが求められています。新人や後任者を短期間に戦力化し、少人数でも限られた人材資源を最大限に活用するマニュアルが効率的に作成できる仕組みを整えましょう。
